BİRİMLER VE GÖREVLERİ
[accordion] [acc_item title="BAŞKAN DANIŞMANI VE GENEL SEKRETER GÖREV TANIMI"]
- Rize Ticaret ve Sanayi Odası mevzuatına ve teamüllerine uymak, Rize Ticaret ve Sanayi Odası ile ilgili merciler ve/ veya resmi merciler ve / veya resmi ve özel kuruluşlar nezrinde Rize Sanayi Odası mevzuatı da yer alan kurallar ve ilkeler göz önünde bulundurarak temsil etmek ve Rize Ticaret Sanayi Odasının yararına davranmakla yükümlüdür.
- Rize Ticaret ve Sanayi Odasının gerekli gördüğü tüm eğitim çalışmalarına katılmak ve tamamlamakla yükümlüdür.
- Rize Ticaret ve Sanayi Odasına ait her türlü gizli bilgiyi saklamakla yükümlüdür.
- Kendisine teslim elden tüm malzemeyi, teçhizatı, araç, gereç, makine ile evrak ve belgeleri özenle korumak ve kullanmak,
- RTSO’nun işlem ve yazışmalarını idare etmek,
- RTSO tarafından verilen belgeleri tanzim ettirmek ve bu belgelerin hazırlanması için gerekli bilgilerin toplanmasını sağlamak,
- RTSO’nun Bütçe Taslağını hazırlayarak, Yönetim Kurulu'na sunmak,
- Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak,
- Ticaret Sicili işlerini idare etmek,
- Yapılacak yayınları idare etmek,
- Personelin sicil dosyalarını hazırlanması ve saklanması ,
- 5174 Sayılı Kanunun gereğince Yönetim Kurulu tarafından kendisine devredilecek olan yetkileri kullanmak,
- Odamız Kalite Politikası Doğrultusunda çalışır. Biriminin kalite hedeflerini belirleyerek; Kalite Sistemi gereği oluşturulan prosedürleri, prosesleri ve talimatları uygulanmasını sağlamak,
- RTSO personelinin sevk ve idaresi ile disiplinini sağlamak, personel arasındaki koordinasyonu sağlamak,
- Hizmet sunum servislerinde genel hizmetlerin en iyi şekilde yürütülmesi servisin, temizlik düzen ve disiplinin tam ve mükemmel olması için gerekli tedbirleri alır ve denetlemelerde bulunur,
- Serviste kullanılan araçların en iyi şekilde korunmalarını ve gereçlerin israfına meydan verilmeyecek şekilde yerinde sarf edilmelerini denetler.
- Birimin yıllık eğitim ihtiyaçlarını belirler ve hazırlanan plan doğrultusunda personelini eğitime yönlendirir.
- Odanın işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit eder önleyici faaliyetleri belirler Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisi’ ne bildirir. DÖF sonucunda bulunan çözümlerin uygulamaların doğruluğunu onaylar.
- Statü olarak alt birimlerine ait Oda işleyişi ve hizmet birimleri ile ilgili Kalite Dokümanlarını onaylamak,
- Teamül, örf ve adetleri tespit etmek amacıyla gerekli çalışmaları yapmak,
- 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
- RTSO Meclisi ve Yönetim Kurulu tarafından verilecek diğer işleri yapmak.
- Kalite Yönetim Sisteminin ISO 9001:2008 uluslararası kalite standardına uygun olarak etkin bir şekilde kurulması, yürütülmesi, dokümanların hazırlanması, sisteme uygunluk açısından gözden geçirilmesi, dağıtılmasından birinci dereceden sorumludur.
- Kalite Sistemi ile ilgili olarak dış kuruluşlara karşı odayı temsil eder,
- Odanın kalite problemlerinin çözümü ve kalite ile ilgili her türlü bildirimin yapılması için ilk mercidir.
- Kalite biriminin sorumlusudur.
- Genel Sekreter’e Kalite Sisteminin işleyişi, etkinliği ve problemleri hakkında rapor vermek,
- Yönetimi Gözden Geçirme Toplantılarını organize etmek, Toplantı tutanaklarının tutulması ve katılımcılara dağıtılmasını sağlamak,
- Yönetim Gözden geçirmesine ve iyileştirilmesine esas alınması amacıyla, kalite sisteminin performansı konusunda yönetime rapor vermek.
- Genel Sekreter tarafından onaylanarak yürürlüğe giren Kalite El Kitabını ve tüm sistem dokümanlarının kontrolünü yapmak,
- İç denetimlerin organize etmek, gerçekleştirilmesini sağlamak, sağlamak ve gelen sonuçlara göre genel bir rapor hazırlamak,
- Üye şikayetlerinin almak, takip etmek, gerekiyorsa kurum içine duyurmak, kayıt altına almak, ve kalite sistemini ilgilendiren her türlü anket çalışmasını yapmak ve değerlendirmek,
- Düzeltici Önleyici Faaliyetlerin koordinasyonunu ve sonuçlandırılmasını takip etmek,
- TOBB Akreditasyon sürecinin takibinin yapılması, gerekli form ve dökümantasyonun hazırlanması,
- Türk Standartları Enstitüsü Mahalli Temsilciliği işlemlerini yürütmek
- Kalite biriminin çalışmalarını koordine etmek,
- Kalite Sistemi gereği oluşturulan prosedürlerin, proseslerin ve talimatların uygulanmasını sağlar.
- Ticaret sicili işlemlerini düzenli bir şekilde yürütmek,
- Ticaret sicili ile ilgili defter, dosya ve evrakları hazırlatmak, işlemek ve muhafazasını sağlamak,
- T.T.K.’nu ve Ticaret Sicili Yönetmeliği gereğince gerçek ve tüzel kişilerin ticaret sicillerini tutmak
- T.T.K.’na göre ticaret siciline kayıt olması gerekenleri tespit edip kayıtlarını yapıp Odaya bildirmek,
- Resmi kurumlardan gelen Gerçek ve tüzel kişilerin ticaret sicilleri ile ilgili yazılara cevap vermek.
- Günlük kayıt, tadil ve terkinleri Odaya bildirmek,
- Sicil tasdiknamesi, ihale belgesi, İflas ve Konkordato belgesi, yetki belgesi, tasfiye giriş belgesi, tasfiye kapanış belgesi, şube açılış belgesi, merkez nakli belgesi, BAĞ-KUR formunun verilmesi,
- Üyelerin sicillerinde vuku bulacak değişiklikler ile ilgili işlemleri, TTK ve TSY Genel Çalışma talimatına uygun olarak yerine getirmek,
- Genel Sekreter tarafından Ticaret Sicili Müdürlüğüne havale edilen Ticaret Sicil servisi ile ilgili yazılara cevap vermek,
- Tescil işlemlerinin yapılması 2. DOSYA
- Ticaret Sicil Müdürü, Ticaret Sicil Müdürlüğünde görevli memurlar ve diğer birimler arasında koordinasyonun sağlanması ve bu servisin genel işleyişini yapmak,
- 27.01.2013 tarih 28541 sayılı resmi gazetede yayınlanan Ticaret Sicil Yönetmeliğinde belirlenen; İş Çevresi, Teşkilatı, Sicil Müdürlerinin Ehliyet Şartları, Nezaret ve Murakabe, Tabi Olacağı Hükümler Sicil Muamelelerinin Tabi Olduğu Hükümler Sicildeki Kayıtların Eksiksiz Oluşu ve Düzeltmeler, Aleniyet ve Harç Mükellefiyetinin belirlendiği Umumi Hükümlerde görev ehliyeti, sınırları, hakları ve yükümlülükleri yerine getirmek,
- Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek,
- Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek,
- 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
- Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde görevleri yapmak.
- Resmi Kurum, Kurum ve Kuruluşlardan gelen yazıların cevaplandırılması,
- İş Makinesi Tescil işlemlerinin yapılması,
- Sigorta Acenteleri ve Sigorta Eksperi işlemleri,
- Ekspertiz ve Bilirkişi Rapor işlemlerinin düzenlenmesi,
- Fiili Sarfiyat Belgelerinin hazırlanması,
- Oda Yönetim ve Meclis Kararlarında alınan kararları ve bu kararları mevzuata göre düzenlemek usulüne göre yazılmasını sağlamak.
- Odadan istenen bilirkişi ve temsilci taleplerini Meclis veya Yönetim Kurulu Kararlarına uygun olarak ilgili kurum ve kuruluşlara bildirmek, bilirkişi, eksper ve hakem heyeti listelerini muhafaza etmek,
- Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı tarafından verilecek görevleri yapmak.
- Günlük olarak tahsilat servisi tarafından tahsilatı yapılan gelir ve giderlerin muhasebe programında tahakkukunu yaparak, tahsil ve tediye fişleri düzenlemek ve çıktısını saklamak.
- Günlük olarak Kasa Raporunu tanzim etmek.
- Aylık ve yıllık mizan, gelir gider, bütçe izleme raporunun çıkarılması ve yıllık bilançoyu kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak hazırlayarak Genel Sekreterliğe sunmak.
- Yönetim Kurulu onayından geçtikten sonra ödemeler varsa talimatlarını hazırlayarak ilgililerin hesabına EFT veya havale olarak yazışma işlemlerini yapmak ve faturaların ödenmesi ve muhasebeleştirme işlemlerini yapmak.
- Ay sonlarında banka hesapları ile ilgili ekstreleri kontrol ederek çıkarmak ve dosyalamak.
- Günlük olarak kesilen tahsil-tediye ve mahsup fişlerini ay ay dosyalayıp onaya sunmak.
- Bütçe tahsilatının yetersiz kaldığı durumlarda fasıllar ve maddeler arasında aktarma yapılmasını Genel Sekreterliği iletmek,
- Tahsilat Servisi ile birlikte üyelerin yıllık aidat ve munzam aidatlarının tahakkuk ve tahsilatının yapılmasını, tahsil olunmayanların takibini, borçlu duruma düşen üyelerin de tespitini sağlamak, tahsili imkansız hale gelmiş alacakları Genel Sekretere iletmek,
- Odanın nakit mevduat durumunu takip etmek, vadesi geldiğinde vadesini yenilemek ve ilgili hesaplara intikal ettirilmesini sağlamak.
- Bütçe Komisyonu toplantıları için gerekli hazırlıkların yapılmasını, toplantıların organize edilmesini, alınan kararlarının muhafazasını sağlamak, ve kararların gereğini yapmak, alınan kararlar yönetim kurulu onayı gerektiriyorsa bu konuda genel sekreter bilgi vermek, yönetim kurulunda alınan kararları mevzuat ve yasalara uygun şekilde yerine getirmek,
- Bina, tesisat ve demirbaşların numaralandırılması, demirbaş defterine kaydedilmesi, bozuk ve kullanılmaz duruma gelen demirbaşların usulüne göre silinmesini sağlamak,
- Genel Sekreterlikçe Muhasebe Servisi’ne havale edilen yazılara cevap vermek,
- Odanın işleyişi ile ilgili satın alma faaliyetlerinin yerine getirilmesini yönetim kurulunca görevlendirilen komisyon veya kişi ile birlikte sağlamak,
- Oda personelinin maaş, ikramiye, fazla mesai ve harcırah bordrolarını hazırlamak, maaşların dağıtılması için gerekli para transferlerini ve yazışmaları yapmak ve dosyalamak,
- Aylık muhtasar beyannameleri ile asgari geçim indirim bordroları, KDV Beyannamesi, SSK İşsizlik Sigortalarını, TOBB Sigorta ve Emekli Sandığı Primlerini, TOBB K Türü Birlik paylarını aylık hazırlamak,
- Oda personelinin sigorta ve emekli sandığı ile ilgili işe giriş ve çıkış ile ilgili her türlü işlemleri yapmak ve buna ilişkin dosyaları tutmak,
- Muhasebe defter ve evraklarını tutmak, bu evrakları dosyalamak ve saklamak,
- Oda Banka ve diğer ilgililerle her ay sonu hesap mutabakatı yapmak ve avans hesaplarını takip etmek,
- Oda gayri menkullerinin kira işlemlerini takip ve tanzim etmek, bu konuda gerekli ödemeleri ve tahsilatları gerçekleştirmek,
- Ödemelerin bütçeye uygun olarak yapılmasını takip etmek. Ödeme talimatlarını hazırlamak. Muhtemel tahsisatın aşımlarını önceden tespit etmek ve ilgililere duyurmak,
- Oda ihtiyacı için satın alınan malzemeleri talep sahibine ulaştırmak ve stoktaki ürünleri muhafaza etmek,
- Oda bütçesinden ödenecek olan birlik paylarının ödenmesi ile ilgili talimatları hazırlamak,
- Personel dosyalarını muhafaza etmek,
- Personel izin çizelgesini tutmak,
- Yıl sonunda oda tarafından kullanılacak kanuni defterleri notere tasdik ettirmek,
- Muhasebe Servisi Genel çalışma talimatına uygun hizmet vermek,
- Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek,
- Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek,
- 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
- Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı tarafından verilecek görevleri yapmak.
- Oda sicili işlemlerini yürütmek,
- Oda sicili ile ilgili defter, dosya ve evrakları hazırlatmak, işlemek ve muhafazasını sağlamak,
- Üye dosyalarında bulunan belgelerin noter tasdiği gerektirmeyenlerin suretlerini çıkarmak ve onaylanmak üzere Genel Sekreter’liğe sunmak,
- Üyelerinin talebi üzerine oda sicil kayıt sureti, faaliyet belgesi, ihaleden men cezası olmadığına dair belge, yurt dışı çıkış fonu muaflık belgesi ve bu gibi oda sicili ilgili belgeleri hazırlayıp onay için genel sekreterliğe sunmak,
- Kanun ve Yönetmelikler çerçevesinde Oda Üyelerinin işlemlerini yürütmek,
- Üyelerin Sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak, sicil defterlerini tutmak, üyelerin durumlarındaki değişiklikleri takip ve tespit ederek usulüne göre defterlere işlemek,
- Üyelerin gruplandırılması ve derecelendirilmesi için her türlü hazırlık çalışmasını yapmak,
- Aylık fiyat tahmin ve tespitlerine ilişkin muamelelerle ilgili piyasa derlemesi yapmak, istatistik ve fiyat endeksleri tutmak, Yönetim Kurulu ve gerekli kuruluşlara sunmak,
- Meslek komitelerinin seçilmesi döneminde seçim işlerinin aksamadan yürümesi için gerekli hizmeti vermek,
- RTSO üyelerinin oda sicil durumları hakkında ilgili kuruluşlarla gerekli yazışmaları yürütmek,
- Çırak-Kalfa sicil defterlerinin düzenlenmesi,
- Genel Sekreter tarafından Oda Sicil Servisine havale edilen yazılara cevap vermek,
- Oda Sicil Servisini diğer birimler arasında koordinasyonun sağlamak ve bu servisin genel işleyişini sağlamak,
- Üye bilgilerinin güncel tutulması için gerekli çalışmaları yapmak,
- Yerli Malı belgesi işlemlerini yürütmek
- Oda üyelerine Kimlik Kartı Düzenleme Talimatına uygun olarak kimlik kartı hazırlamak ve ilgilisine teslim etmek,
- Azami piyasa fiyat belgelerinin verilmesi
- Mesleki ve denklik belgelerinin doldurulması hizmetleri
- Üyelerinin grup, adres, unvan, sermaye, iş konusu gibi sicillerinde vuku bulacak her türlü tadil değişikliklerini kontrol etmek gerekli olanları yönetim kuruluna sunmak onay alındıktan sonra, bilgisayara işlemek, oda sicil kayıt ve muamelat defterine işlemek, unvan, oda sicil numarası, meslek grubu gibi değişiklikleri ayrıca fihriste işlemek, bu işlemlerle ilgili Ticaret Sicil Servisinden gelen belgeleri üye dosyasında muhafaza etmek,
- Yeni kaydolacak üyelerin dosyalarını incelemek eksiklerin giderilmesini sağlamak, oda kayıt numarasını vermek, kaydolanların meslek komitesini belirleyerek Yönetim Kurulundan onay alınmak üzere Genel Sekreterliğe sunmak, üyeliği Yönetim Kurulunca kabul edilen yeni üyelerin bilgilerini bilgisayar programına, fihriste, oda sicil ve muamelat defterine işlemek, yeni üye dosyası oluşturarak ilgili dolaba kaldırmak, yeni üyeye kayıt tebligatı göndermek,
- Tütün ve alkol piyasası düzenleme kurumu (TAPDK) hizmetlerinin yürütülmesi
- Kredi Kayıt Sorgulama işlemlerinin yürütülmesi,
- Üyeliği terk edecekler için, Yönetim Kurulunun onayının ardından, oda üyeliğini kapatmak, bilgisayar programına, üye dosyasına, fihriste, oda sicil ve muamelat defterine işlemek ve dosyayı arşivlemek,
- Piyasa Rayiç bedel işlemlerini sürdürmek
- Odamız yayın organı olan Rize Ticaret Gazetesini üyelerimize ve ilgili kurum ve kuruluşlara göndermek,
- İstatistik hizmeti vermek,
- Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek,
- Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek,
- 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
- Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı tarafından verilecek görevleri yapmak.